¿Qué son los viáticos?
Los viáticos constituyen la asignación económica que las entidades públicas otorgan a los servidores, funcionarios
y demás personas autorizadas para cubrir los gastos generados durante una comisión oficial de servicios fuera de su
sede habitual de trabajo. Estos comprenden los gastos de alimentación, hospedaje y movilidad, incluyendo el traslado
hacia y desde el lugar de embarque, así como el desplazamiento realizado en la localidad donde se desarrolla la comisión.
Conforme a la normativa vigente, toda persona que reciba viáticos está obligada a presentar la correspondiente rendición
de cuentas, sustentando los gastos efectuados mediante comprobantes de pago válidos por los conceptos de alimentación,
hospedaje y movilidad. Dichos comprobantes deberán respaldar, como mínimo, el setenta por ciento (70%) del monto otorgado.
El saldo restante, que no podrá exceder el treinta por ciento (30%) del total de los viáticos asignados, podrá
justificarse mediante una Declaración Jurada, únicamente cuando no sea posible obtener comprobantes de pago emitidos
de acuerdo con las disposiciones de la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT).
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La rendición de cuentas deberá presentarse dentro del plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir del día
siguiente de concluida la comisión de servicios, permitiendo a la entidad efectuar el control, la verificación y la
correcta administración de los recursos públicos destinados a este concepto.
Sistema de Gestión de Viáticos para Instituciones Públicas
El Sistema de Viáticos es una solución informática diseñada para administrar de manera integral el proceso de otorgamiento,
control y rendición de viáticos por comisión de servicios en las entidades públicas. Permite automatizar la emisión de
autorizaciones de viaje, el cálculo de los montos asignados de acuerdo con la normativa vigente, el registro de gastos
efectuados y la presentación de la rendición de cuentas, garantizando un manejo eficiente, transparente y oportuno de los
recursos públicos.
El sistema facilita el control de las comisiones de servicio desde su autorización hasta el cierre de la rendición, incorporando
herramientas para la generación de formatos oficiales, reportes administrativos, seguimiento de saldos pendientes y consultas
históricas. Asimismo, contribuye al cumplimiento de las disposiciones emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)
y demás normas aplicables, reduciendo tiempos de procesamiento, minimizando errores y fortaleciendo los mecanismos de control
interno de la entidad.
🔹
Emisión de autorización de viaje por comisión de servicios. Permite registrar y emitir la autorización de viaje para
funcionarios y servidores públicos que deban desplazarse en comisión de servicios. El sistema almacena la información
del comisionado, destino, motivo del viaje, fechas de salida y retorno, medio de transporte, fuente de financiamiento,
metas presupuestales y demás datos requeridos para la aprobación de la comisión
🔹
Cálculo automático de días y viáticos según categoría funcional,
Realiza el cálculo automático del monto de los viáticos considerando la categoría del comisionado, la duración de la comisión,
el destino, las escalas de viáticos establecidas por la normativa vigente y otros parámetros configurables. Esto reduce errores
de cálculo y garantiza la correcta asignación de los recursos
🔹
Impresión de formatos de autorización de viaje
Facilita el registro y control de la rendición de cuentas de los viáticos otorgados, permitiendo ingresar comprobantes de pago
por alimentación, hospedaje y movilidad, calcular automáticamente los montos sustentados y el saldo por Declaración Jurada,
verificando el cumplimiento de los porcentajes establecidos por la normativa vigente.
🔹
Emisión de rendición de cuentas por comisión de servicios,
Realiza el cálculo automático del monto de los viáticos considerando la categoría del comisionado, la duración de la comisión,
el destino, las escalas de viáticos establecidas por la normativa vigente y otros parámetros configurables. Esto reduce errores
de cálculo y garantiza la correcta asignación de los recursos
🔹
Control de anticipos y saldos pendientes,
Administra el historial de viáticos otorgados, mostrando anticipos entregados, rendiciones presentadas, saldos a favor o
por devolver y el estado de cada comisión de servicios, facilitando el seguimiento administrativo.
🔹
Historial de comisiones de servicio,
Mantiene un registro histórico de todas las comisiones realizadas por cada trabajador, permitiendo consultas por período,
dependencia, servidor, destino o estado de la rendición de cuentas.
🔹
Reportes gerenciales y administrativos,
Genera reportes detallados y consolidados sobre viáticos otorgados, rendiciones presentadas, gastos por dependencia,
ejecución por período, servidores comisionados, saldos pendientes y estadísticas que apoyan la toma de decisiones y
el control institucional.
🔹
Parametrización de montos y conceptos,
Permite configurar las escalas de viáticos, categorías funcionales, conceptos de gasto, fuentes de financiamiento,
clasificadores presupuestales y demás parámetros necesarios para adecuarse a la normativa vigente y a las políticas
internas de la entidad.
🔹
Integración con otros sistemas administrativos,
Facilita la integración con los sistemas de Recursos Humanos, Tesorería, Contabilidad y Presupuesto, evitando la duplicidad
de información y mejorando el control de los recursos públicos.
🔹
Seguridad y auditoría de la información,
Cuenta con control de usuarios, perfiles de acceso, registro de operaciones (auditoría), respaldo de información y
mecanismos de seguridad que garantizan la integridad, confidencialidad y trazabilidad de los procesos relacionados
con la gestión de viáticos.
